Serie (4): Im Notfall die richtigen Vorkehrungen treffen

Rechtzeitig vorsorgen ist die Devise

Jeden Unternehmer kann es treffen: Man steht „mitten im Leben“ und fällt plötzlich als Firmenlenker aus - sei es durch Unfall, Krankheit oder Tod. Dann muss ein Vertreter die notwendigen Entscheidungen treffen.

Dazu muss aber erst einmal eine Person benannt und mit den wichtigsten Entscheidungsvollmachten ausgestattet sein. Geschieht das nicht, geraten Betriebsabläufe ins Stocken, können Rechnungen nicht bezahlt und Lieferanten nicht beauftragt werden. Die Existenz des Unternehmens und der Arbeitsplätze ist in solchen Fällen gefährdet.

Von elementarer Bedeutung

Für den schlimmsten, den Todesfall, sind noch grundsätzlichere Fragen zu entscheiden. Passt die gesetzliche Regelung für mein Unternehmen? Sollen beispielsweise wirklich Ehefrau und Kinder als Erbengemeinschaft in die Gesellschaft eintreten oder ist es sinnvoller von der gesetzlichen Erbfolge abzuweichen? Sind Erbvertrag und Gesellschaftsvertrag aufeinander abgestimmt? In der Regel ist die notarielle Beurkundung solcher Verträge erforderlich.

Genauso wichtig ist, dass diese Verträge bei Bedarf auch tatsächlich zur Hand sind. Es empfiehlt sich, sie mit den Kontaktdaten des Notars an einer zentralen Stelle zu deponieren. Für den Krankheitsfall des Unternehmers sollte der Vertreter mit Vollmachten ausgestattet sein, die ihm vor allem das Weiterführen des Tagesgeschäfts ermöglichen.

Von elementarer Bedeutung sind Vollmachten über Bankkonten. Ist der Vertreter nicht zur Verfügung berechtigt, können Löhne und Gehälter nicht ausgezahlt oder fällige Rechnungen nicht bezahlt werden. Außerdem sollte der Vertreter Zugang zu wichtigen Informationen und Unterlagen haben. Auch Vereinbarungen mit Kunden und Lieferanten sowie Versicherungsverträge gehören an einen festen Ort.

Nicht selten stellen Passwörter, Schlüssel oder andere alltägliche Sicherheitsvorkehrungen den Vertreter oder Nachfolger vor nahezu unüberwindbare Hindernisse. Und ein nicht zu unterschätzendes Problem ist, diese Dinge immer aktuell zu halten. Ein veraltetes Passwort hilft genau so wenig weiter. Im Hinblick auf den Notfall ist Ordnung nicht nur eine Frage der Ästhetik.

Notfallordner frühzeitig anlegen

Die Handwerkskammer Cottbus stellt mit dem Notfallordner ein digitales Instrument zur Verfügung, das viele Bereiche abdeckt und somit die betriebliche Zukunft absichert. Handwerker sollten eine Notfallplanung schon während der Existenzgründung oder der Betriebsübernahme als festen Bestandteil ihrer Unterlagen integrieren. Der Notfallordner sollte neben den genannten Punkten auch Versicherungspolicen, Arbeitsverträge, Grundbuchauszüge usw. enthalten.

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