E-Rechnung-Pflicht 2025: Alle wichtigen Infos für meinen Betrieb

Zum 1. Januar 2025 ändern sich bei steuerpflichtigen, inländischen B2B-Umsätzen wichtige Vorschriften für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen: Machen Betriebe miteinander Geschäfte, müssen sie ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und diese zu archivieren.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische, maschinelle Verarbeitung ermöglicht – eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung nicht.

Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.

Was verbirgt sich hinter XRechnung und ZUGFeRD?

Eine XRechnung ist ein XML-basiertes, maschinenlesbares Rechnungsformat. Es gibt keinen menschenlesbaren Teil.

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Hybrid bezieht sich dabei auf die Lesbarkeit des Dokuments: Eine solche Rechnung besteht aus dem menschenlesbaren PDF-Format und dem maschinenlesbaren XML-Format. Inhaltlich unterscheiden sich die beiden Datentypen nicht.

Was bedeuten die Vorgaben konkret für mein Unternehmen?

Empfangspflicht von E-Rechnungen: Ab dem 1. Januar 2025 wird für alle deutschen B2B-Geschäfte der Empfang von E-Rechnungen nach den Standards ZUGFeRD und XRechnung verpflichtend.

Versenden von E-Rechnungen: Die Sendeverpflichtung kann bereits heute vom Rechnungsempfänger verlangt werden. Die Sendeverpflichtung für alle E-Rechnungen erfolgt dann schrittweise bis Ende 2028.

Dabei gelten jedoch diese Ausnahmen und Übergangsregelungen:

• Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR und Fahrkarten.
• Auch im B2C-Bereich, also im Privatkundengeschäft, müssen keine E-Rechnungen versendet oder empfangen werden.

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